1- Concepto de empowerment
El empowerment sugiere otro tipo de administración: el empowerment o autodeterminación.
Se trata de un concepto, una filosofía, una nueva forma de administrar una organización donde se integran todos los recursos: capital, tecnología, equipo, y a su gente, haciendo uso de una comunicación efectiva y eficiente para lograr unos objetivos comunes. Los empleados tienen la oportunidad y la responsabilidad de dar lo mejor de sí para que, en definitiva, se logre su profesionalización.
"Empowerment es donde los beneficios óptimos de la tecnología de la información son alcanzados. Los miembros, equipos de trabajo y la organización, tendrán completo acceso y uso de información crítica, poseerán la tecnología, habilidades, responsabilidad, y autoridad para utilizar la información y llevar a cabo el negocio de la organización."
De acuerdo con Koontz y Weichrich, el poder y la responsabilidad, actúan de esta forma:
- Poder=Responsabilidad (P=R)
- Si Poder>Responsabilidad (P>R)=El jefe, quien no se hace responsable por sus actos, tendría una conducta autocrática.
- Si Responsabilidad>Poder (R>P)=Los empleados se sentirían frustrados debido a la falta del poder que se requiere para ejercer las labores de las que son responsables.
Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Archivo:Empowerment.png
En una empresa suele ocurrir lo siguiente; queremos hacer cien, hacemos diez y creemos que hemos hecho cinco.
Todos los integrantes de la organización deben de estar comprometidos con ésta, deben de estar empoderados, no acudir al trabajo como si de autómatas sin compromiso ni protagonismo, para tal fin, cada empresa deberá adaptar su propia metodología. Es indispensable convertir a todos los empleados en líderes dentro de su ámbito. En este sentido, vemos que una de las herramientas más potentes del empowerment es la delegación. Creemos verdaderos expertos en cada puesto con capacidad de autogestionarse.
La forma de pasar a un estado en que se piensa hacer cien y se llega a hacer setenta u ochenta, consiste en que la gente tenga sus propios objetivos y se sientan líderes en su ámbito, sepan autogestionarse el tiempo y las tareas y haya un flujo de información hacia arriba, hacia abajo y en todos los sentidos.
2- Hacia un cambio de perspectiva
A la hora de implantar un sistema nuevo de ideas en una empresa, es necesario estudiar los pros y los contras y establecer que beneficios inmediatos se va a conseguir. Es necesario romper las restricciones y barreras, sobre todo en cuanto a dar más poder a los empleados se refiere. No todas las empresas están dispuestas a "desnudarse", porque este sistema reqiere de un flujo de información constante al tomarse las decisiones en multinivel.
Las ventajas más importantes que obtenemos con este sistema de gestión, podríamos resumirlas de la siguiente manera:
- Se impulsa la autoestima y la autoconfianza
- Todo el personal de la empresa participa y está involucrado en la toma de decisiones
- Es más fácil medir el rendimiento de los empleados
- El trabajo pasa a ser un reto y no una carga
- Se les reconoce a las personas las ideas y el esfuerzo, con lo cual aumentará su motivación
- Los trabajadores tienen mayor control y flexibilidad sobre su trabajo.
- Se gana en eficiencia y productividad, ya que lo importante no son las horas que se está en el trabajo si no como esas horas son aprovechadas.
- La alta dirección de la empresa tiene más tiempo para otros asuntos importantes, como la de estar atentos a la competencia, penetrar en otros producto-mercados, aumentar la eficiencia en costes y en calidad, etc.
Desterremos viejos mitos acerca de los empleados:
- "Van a por el sueldo únicamente"- "Tengo que estar de esclavo en mi empresa, si yo no estoy nada funciona"
- "Cada vez me cuesta más controlar más al personal, en cuanto me doy la vuelta me la hacen"
- "La mayoría no sirven para nada, en cuanto pueda me quito a la mitad"
Si esto es lo que ocurre, como directivo autoritario, cada vez le costará más trabajo establecer un control efectivo sobre todo el ámbito de su empresa y ese nivel de complejidad irá en aumente conforme dicha organización crezca. Es por eso que muchas pymes y microempresas tienen un "tope" de crecimiento natural, ya que es el propietario quien toma absolutamente todas las decisiones y quien ejerce personalmente el control sobre todas las tareas.
Para ello debemos.
- Pensar que los empleados se sienten motivados cuando forman parte del proyecto, aportando su visión. Muchas ideas de gente distinta es un activo importantísimo para la empresa.- Pensar que el empleado tiene que estar constantemente formándose y capacitándose. La empresa debe velar siempre porque la persona no tenga lagunas formativas, para ello está el mentoring por parte de los veteranos, cursos, reuniones formativas, etc.
- Pensar que si se le da confianza, dará lo mejor de sí, mucho mejor que actuando con recelos y desconfianza
- Pensar en fomentar la responsabilidad. Es un pilar fundamental; sin la responsabilidad, el sistema no funciona, estamos hablando de supervisar los resultados y menos la tarea.
- Pensar en trabajadores comprometidos con lo que hacen, tienen flexibilidad para hacerlo y lo hacen bien.
- Pensar en que están no para recibir órdenes si no para tomar decisiones
- Pensar en que no se trata de buscar culpables si no de resolver problemas
las relaciones deben ser respetuosas, efectivas y sólidas; los roles deben estar bien definidos y debe existir un alto nivel de disciplina en todos los departamentos; el compromiso debe ser promovido por los líderes y se deben asignar responsabilidades.
Es indispensable establecer reuniones donde puedan hacer feedback de los resultados que se vayan obteniendo, reconociendo públicamente a aquellos que logren mejor performance, apoyando y orientando a otros al logro de objetivos laborales y a su desarrollo personal. Estas reuniones sirven para apollar el clima de confianza y fomentar la cooperación intergrupos.
Es indispensable la formación de equipos de alto rendimiento, quienes estarán a cargo de un coach que los guíe "invisiblemente", pues ellos deben iniciar a generar el cambio radical, deberán entonces monitorear a que la gente vaya poco a poco interiorizando nuevos valores, que se vean reflejados en sus relaciones interpersonales, con sus colegas, colaboradores y superiores. También está el desarrollo de un trabajo sinérgico de cooperación, obteniendo mayor compromiso e identificación con la organización, clientes y proveedores.
El empowerment debe apoyarse en un sistema de sugerencias escritas (método kaizen) con las mejores ideas que deben presentar directamente a su jefe de inmediato que permita fortalecer los sistemas, procesos, métodos de trabajo, en donde el personal sienta que participan y que su opinión es importante.
Dejar claro desde las primeras reuniones cual es la filosofía del empowerment (aunque el nombre y las etiquetas es lo de menos, lo importante es la filosofía de trabajo)
3- Requisitos para la implantación del empowerment
Para llevar a cabo este proceso, se necesitan algunos de los siguientes requisitos:
- Satisfacción personal: Es importante que el trabajo resulte satisfactorio y relevante, debe ser una vía adecuada para reflejar valores, desarrollar conocimientos y habilidades, y asumir responsabilidades.
- Responsabilidad: Los subordinados deben sentirse responsables de las funciones que realizan. Deben acostumbrarse a asumir responsabilidades, a tomar decisiones y tener en cuenta al gerente como punto de apoyo.
- Coaching: Los dirigentes orientan, apoyan y enseñan con el fin de una mejora continua de la actuación y desarrollo profesional.
- Autoestima: El trabajador podrá probar cosas nuevas acentuando su deseo de aprender. El superior fomentará esta autoestima escuchando y entendiendo a sus empleados.
- Participación: Se implantará una continua comunicación y despliegue de información entre jefes y empleados.
- Control: Se graduará y adaptará el control de acuerdo con la personalidad de la persona controlada.
- Medición: Cada individuo tendrá la capacidad de conocer su rendimiento y las probables vías de mejora.
- Alcance del control: Una gran cantidad de trabajadores por gerente y la pirámide jerárquica se hará más pequeña al desarrollando el auto liderazgo de cada subordinado.
- Trabajo en equipo: Se crearán equipos autogestionados donde lo que más importa son cada uno de los integrantes y las decisiones que toma en grupode forma unánime.
- Interdependencia: Se deben conservar de las relaciones interpersonales y el manejo de situaciones de conflicto, lo cual tiene que ser labor cotidiana de todos, sin recurrir necesariamente a los gerentes.
- Formación técnica: Formación técnica y humana para los subordinados, así como técnicas de dirección y supervisión para los puestos de mando.
- Sentido comercial en toda la organización: La percepción de los clientes de una empresa empieza a aumentar debido al trato que reciben de toda persona vinculada con la misma.
- Tecnología de la información: Los medios de comunicación posibilitan la toma de decisiones, haciendo posible contar con empresas más dinámicas y modernas, dispuestas a asumir con premura cambios y nuevas tendencias
Cuando pensamos en el empowerment, debemos desterrar las viejas ideas de la organización piramidal jerárquica. Con este sistema planteamos un sistema en círculo (ver gráfico) donde el cliente ocupa la posición central (cualquier sistema de gestión debe tener como centro al cliente)
Para ello plantearemos en la empresa un cambio de nivel.
- De esperar órdenes, pasamos a tomar decisiones
- De hacer las cosas correctamente, pasamos a hacer lo correcto
- De ser personas reactivas, pasamos a ser creativos y productivos
- De haber un jefe responsable, pasamos a a ser todos responsables; cada uno es gerente en su puesto
- De buscar culpables cuando algo sale mal, pasamos a entre todos, resolver los problemas
Previamente, la organización debe hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es la estrategia actual de negocios?
- ¿Cuál es la estructura actual de la organización?
- ¿Qué sistema de recompensas y reconocimiento existen para los individuos o los equipos?
- ¿El entrenamiento esta relacionado con las necesidades de los negocios?
- ¿El liderazgo se caracteriza por ser una jerarquía vertical en los aspectos de toma decisiones y flujo de información o en un liderazgo compartido?
- ¿Se estimula una comunicación con los empleados y se les responde?
Características del círculo
- El cliente esta en el centro.
- Se trabaja en conjunto cooperando para hacer lo que se debe.
- Comparten responsabilidad, habilidad y autoridad.
- El control y la coordinación vienen a través de continua comunicación y decisiones.
- Los empleados y el gerente tienen capacidad para trabajar con otros.
- Hay pocos niveles de organización.
- El poder viene de la habilidad de influir e inspirar a los demás no de su jerarquía.
- Las personas se manejan por si mismas y son juzgados por el total de su trabajo el enfoque es hacia el cliente.
- Los gerentes son los que dan energía proveen las conexiones y dan empowerment a sus equipos.
- En vez de jefe, podemos hablar más de coach y en vez de subordinados de equipo, todo ello requiere de coordinadores.
Dificultades y reticencias a la hora de tomar la decisión de empezar
Dificultades a la hora de cambiar la mentalidad. De romper con la toma de decisiones habitual y con el control directo jefe-subordinado
Dificultades a la hora de creer en la capacitación de los componentes del equipo, de su poder para crear desde su puesto de trabajo.
Dificultades a la hora de establecer los métodos de coordinación inter e intragrupos
Dificultades a la hora de ver el camino claro a la hora de implantarlo
pasos para alcanzar este método
- Conseguir el total apoyo de los superiores al proyecto
- Definir la visión del proyecto y compartirla con todos los que participan en él.
- Desarrollar el enfoque de la organización, las estrategias y los valores, lo cuales deberán ser compartidos por los integrantes de la organización.
- Crear equipos de trabajo de una forma continua.
- Formar a la mano de obra de la organización en los conceptos vinculados con el liderazgo, la delegación, equipos autodirigidos, entre otros.
- Diseñar adecuadamente los puestos: Tareas, objetivos y responsabilidades incorporados a cada uno de ellos y comunicar a todos los interesados al respecto.
- Definir correctamente los objetivos a escala corporativa y los que se esperan de cada individuo y que deben estar alineados con la estrategia de la organización.
- Formar sistemas de comunicación apropiados para tener feedback sobre el sistema.
- Definir sistemas de gestión del desempeño para evaluar y desarrollar el rendimiento de cada uno de los integrantes de la empresa señalando los puntos fuertes y débiles y planes de acción consecuente así como planes de carrera asociados.
- Definir sistemas de retribución variable.
Ejemplo de los distintos niveles de implantación
Nivel 1. Dirección. Les dices a los empleados lo que has decidido y les pides opinión
Nivel 2. Cooperación. Pides información antes de tomar una decisión. Escuchas los comentarios.
Nivel 3. Diálogo. Se discuten profundamente los temas antes de que decidas. Todo el mundo acepta tu decisión.
Nivel 4. Colaboración. Se toma una decisión que guste a todos, cada uno toma completa responsabilidad.
Nivel 5. Delegación. Les pides que decidan. Ellos toman el control5- Diferencias entre delegación y empowerment
Delegación= Aquí está lo que necesito de ti
Empowerment= ¿Qué necesitas de mi?
Delegación= Esto es lo que debes hacer
Empowerment= Este es el papel que debes desempeñar
Delegación= Quiero que lo que hagas se parezca a ésto
Empowerment= Este es el camino hacia el que nos dirigimos
Delegación= Te dirijo
Empowerment= Te autodiriges y te autogestionas
Delegación= Esto es lo que yo veo sobre la marcha del negocio/proyecto
Empowerment= Cómo ves tú la marcha del negocio/proyecto
Delegación= Acciones concretas
Empowerment= Fluido
Delegación= Acatas la línea de dirección de la empresa
Empowerment= Se fomenta la iniciativa y la proposición de ideas
Delegación= Tarea
Empowerment= Resultados
Delegación= No hay reuniones para otros líderes
Empowermente= Sí hay reuniones para otros líderes
Delegación= Guiados por unas preferencias
Empowerment= Guiados por unos valores
Delegación= Esta es mi opinión
Empowerment= ¿Cuál es tu opinión?
Niveles de implementación del empowerment
6- Cambios requeridos en la organización requeridos
- Hacia el proceso. Hay una conciencia de grupo de que hay que alcanzar los objetivos, una vez alcanzados hay que volverlos a conseguir de nuevo y cada vez hacerlo mejor. Para ello debe haber un adecuado feedback entre todos los miembros del equipo.
- Hacia la responsabilidad. Anteriormente la responsabilidad era del líder, en este caso, cada uno es responsable de su propia área y a su vez todos son responsables del proyecto. Si cualquiera tiene una idea u observa un error, debe ser comentado, todo el mundo debe participar para que el grupo se desarrolle. No es suficiente con que el líder del grupo se preocupe.
- Hacia el aprendizaje. cuando el personal esta deseando acción, busca y resuelve problemas, toma riesgos, expresa y trabaja en conjunto. No espera a que les digan las cosas, y no están paralizados ni por miedo ni por preocupación. En el sistema tradicional, la gente suele ser reacia a los planes de la alta dirección.
7. El aprendizaje es fundamental, así como el crecimiento personal y profesional
- Entrenamiento cruzado: Para expandir sus habilidades y ayudar a entender los trabajos de los demás
- Rotación de puestos: En otras áreas de la compañía para desarrollar habilidades.
- Participación: En grupos de trabajo y en otros grupos de solución de problemas específicos para que la compañía sea mejor desarrollar calidad y definir nuevos productos y servicios.
- Delegación y enriquecimiento del puesto: Para ofrecer a los empleados mas responsabilidad en su trabajo, expandiendo sus puestos por medio de la delegación de tareas en ellos mismos.
- El líder facilitador y el equipo con empowerment
- El equipo debe estar entrenado para estudiar las posibles contingencias o problemas que puedieran surgir antes de que estos aparezcan
- Generación de ideas y ver como se implementan. Siempre desde el análisis
- El empleado, está deseoso por aprender cosas nuevas, sabe que a parte de como se han hecho las cosas hasta ahora, hay multitud de formas, luego estamos ante un aprendizaje continuo
- El líder debe ser facilitador y no controlador, debe dejar que la gente haga las cosas a su modo.
- El líder es más bien un coach, ayuda a la gente a despertar sus habilidades, siempre espera más de ellos.
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